ऑफिस में संचार को प्रभावी बनाने के 6 आसान तरीके

मानव एक सामाजिक पशु है. जब मानव अन्य लोगों के संपर्क में आता है, तो वह संवाद करता हैं.

Created On: Jul 22, 2019 14:23 IST
6 smart tips to communicate effectively in the workplace
6 smart tips to communicate effectively in the workplace

मानव एक सामाजिक पशु है. जब मानव अन्य लोगों के संपर्क में आता है, तो वह संवाद करता हैं. भले ये मौखिक हो, लिखित हो या गैर-मौखिक हो, यह मानव अस्तित्व और संपर्क के लिए एक आवश्यकता है. जब हम बात करते हैं या नृत्य करते हैं या संदेश भेजते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि अन्य व्यक्ति वह सन्देश सही ढंग से जान पाए. विशेष रूप से कार्यस्थल पर  संचार की एक बड़ी भूमिका है क्योंकि व्यापार की सफलता मानव पूंजी पर निर्भर होती है जो संगठन को अपने उद्देश्यों को पूरा करने में मदद करने के लिए सर्वोत्तम प्रयास करती  है.

यदि आप अपने प्रबंधक के साथ सहज नहीं हैं, तो आप उससे संदेश का संचार करने में अच्छे सेसमर्थ नहीं होंगे जो किसी भी काम को समय पर पूरा करने में आवश्यक है.

नीचे दी गयी तस्वीर की तरह अगर हर कोई बातचीत करने लगे तो कोई भी कार्य समय पर पूरा नहीं हो सकता. 

उचित तरीके से अपनी बात रखने में समय तथा कुछ प्रयास लगते हैं. नीचे हमने कुछ तरीके दिए हैं जो आपके लिए मददगार साबित होंगे.

1. परिस्थिती का विश्लेषण किये बिना कोई निर्णय न लें.

क्या किसी कर्मचारी से गलत तरीके से माफी मांगने का अनुरोध करना सही है, जो गलती उन्होंने की ही नहीं है ? क्या यह स्थिति अहंकार के अहं के संघर्ष को जन्म नहीं देगी? असल में, स्थिति का विश्लेषण किए बिना किसी भी समाधान पर सीधे सीधे मत पहुचिये. पहले मामले की गहराई के बारे में पूछताछ करें और फिर तदनुसार समस्या को हल कर सही निष्कर्ष पर पहुंचें. सौहार्दपूर्ण समाधान पर पहुंचने की चाबी यह है कि आप दोनों दलों के साथ बातचीत करें.

2.  समाधान उन्मुख बनें

जब आपके पास समस्या आती है तो ये मत सोचें कि किसने गलत किया ?  इससे बेहतर ये सोचें की इसका समाधान कैसे ढूँढा जाए ? समस्या का समाधान खोजते समय उचित विवरण करें. शामिल दलों को अलग कमरे में ले जाएं और उनके साथ बात करें. उनके शांत हो जाने के बाद ही काम फिर से शुरू करने के लिए पूछें. विवाद के कारणों को ज्यादा मत कुरेदें.  

3. कार्य का सीधा प्रतिनिधित्व करें

प्रतिनिधित्व संचार का एक अभिन्न अंग है. जब आप एक काम लेते हैं और उसे करते हैं, तो उसे अलग-अलग चैनलों से नहीं कराया जाना चाहिए. क्योकि इससे दुसरे लोगों तक  कार्य के बारे में  प्रासंगिक जानकारी नहीं पहुच सकती है. यदि आप एक जिम्मेदारी सौंपना चाहते हैं, तो सीधे अपने अधीनस्थ से संपर्क करें और उन कार्यों को आवंटित करें जिन्हें करने की आवश्यकता है. साथ ही, ईमेल या अन्य मोड के रूप में आबंटित किए जा रहे कार्यों के लिखित प्रतियों को प्राथमिकता दें.

4 “ओपन डोर ” नीति का स्वागत करें

एक ओपन डोर नीति का मतलब है कि कर्मचारी पदानुक्रम का पालन किये बिना सीधे अपने बॉस तक पहुंच सकता है. वे सुझाव दे सकते हैं  और निवारण की तलाश कर सकते हैं. यहाँ कर्मचारी अपने तत्काल प्रबंधक द्वारा किये गए  दुर्व्यवहार की  शिकायत शीर्ष स्तर पर कर सकते हैं.

यह नीति यह सुनिश्चित करती है कि संचार के प्रवाह में बाधा न आये और कर्मचारियों के शीर्ष प्रबंधन के ध्यान को आकृष्ट करने में सफलता प्रदान करती है. यह नीति शीर्ष प्रबंधन के थोड़े समय का उपभोग कर सकती है, लेकिन इससे कार्यालय की अंदरूनी राजनीति काफी हद तक कम हो जाएगी.  इससे सह-कार्यकर्ता अधिक उत्पादक होंगे और प्रबंधक अधिक कर्मचारी के अनुकूल रहेंगे.

5. प्रशिक्षण सत्रों को व्यवस्थित करें

प्रशिक्षण यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को पूरी तरह पता है कि ऑफिस में नयी तरीको को कैसे रखा जा रहा है. प्रशिक्षण सत्र प्रबंधक का हर एक कर्मचारी को अलग अलग सूचित करने के वक़्त और  प्रयास को कम करेगा क्योकि एक ही सत्र में  सभी सूचनाओं को सभी तक एक साथ पहुचाया जा सकता है. यदि कार्यकर्ता नई तकनीकी की मांग करते हैं,  तो इसके लिए एक व्यावहारिक इंटरफ़ेस भी प्रदर्शित किया जा सकता है.

6. प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करें

जैसा कि पिछले बिंदु में उल्लेख किया गया है कि प्रदर्शन मूल्यांकन चक्र, प्रशिक्षण सत्र या प्रबंधक का प्रदर्शन इन सब चीजो के लिए प्रतिक्रिया बहुत जरूरी है. प्रतिक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि आपका संदेश उन्हें सही समय पर मिला है और वे अपने काम की गुणवत्ता सुधारने के नए तरीकों को अपनाने में संतुष्ट हैं.

अगर आपको लगता है कि हमने किसी महत्वपूर्ण पहलू का जिक्र किया है जो कार्यस्थल के संचार में सुधार करने में मदद कर सकता है, तो कृपया नीचे दिए गए टिप्पणी बॉक्स में उन्हें साझा करें. ऐसे ही कुछ अन्य लेख की जानकारी के लिए कृपया हमारे न्यूजलेटर की सदस्यता लें.

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